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项目管理中怎么做好有效的会议沟通

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项目管理中怎么做好有效的会议沟通

在很多人眼里,交流是一件很简单的事情,但面对不同的人,要选择合适的说话方式,通过不同的语言传达不同的手势,并不容易。有效的沟通可以事半功倍。本文总结了项目管理中如何进行有效的会议沟通。

会议沟通
 

项目管理中怎么做好有效的会议沟通


案例:
 
我是某个系统集成企业的项目经理,身边的员工在抱怨企业的工作氛围不好,沟通不足。为改善现状,我要求项目组成员每周必须按时参加例会并发言,但对例会具体怎样进行,我却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会的目的不明,时间太长,效率太低,缺乏效果等等,而且由于例会上一个问题,组员互相争持,甚至影响到了人际关系,我很苦恼。
 
望大家指点,在项目管理中如何有效沟通?
 
精彩解答:
 
A:
 
例会的沟通效果欠佳的改善:
 
1、明确会议纲要和会议议程及大致会议时间。
 
2、提前一天发送会议通知,并确保每个人收到并反馈。
 
3、会议按照既定的议程实行,跑题需及时纠偏。
 
4、会上明确各工作的责任人及时间节点。
 
5、安排会议记录人员进行会议记录。
 
6、会议结束后,整理会议纪要并发送各与会人员。
 
B:
 
如果是App团队,可以借鉴scrum。
 
两周一个迭代,第一天计划会议,最后一天回顾会议和评审会议。
 
每日站立会,每个人2分钟,超时处罚。需要讨论的问题,会后自行解决。
 
C:
 
像我现在的项目,
 
1、对业务部门,从如何提高他们的工作效率角度分析;
 
2、对外包厂商,从如何让业务部门对系统满意入手。
 
从而统一思想,大家沟通起来才更有效。
 
具体到会议:
 
1、会议发出通知时,告知会议主题及目标;
 
2、会议中根据主题,汇报进度及问题,有问题说问题,没问题简单过下就完事,简单明了。
 
会议的流程,会议的主题,会议需要解决的问题,把制度一个一个的制定出来,每次都言简意赅的说明问题,这样才能提高效率。
 
另外,以工作为主的例会是起不到团结的作用的,倒不如多组织团建活动,户外的,忘掉工作,可能更容易亲近些。
 
关于这个沟通问题,首先在项目管理上,要明确几种沟通方式,各种沟通方式的作用。
 
常用沟通方式有电话、邮件、会议
 
电话一般用在非正式的沟通上,比如临时性或紧急性事件的告知或者进行会议邀约等。一般不会在电话中确认任何事情的结论,日常中如果有通过电话确定下来的事项,那一般都是在挂电话的时候提醒对方,大家刚才谈论的内容需要补个邮件。
 
邮件用于正式的沟通,而且邮件内容一般是陈述事件结论,告知、通知的作用,另外需要注意的是,要分清楚发送和抄送的概念。
 
会议是用于集中相关人员进行讨论,在会议召开之前是一定要让参与者明确讨论议题,像话题中,虽然经常召开例会,但是并没有一个明确的议题,这样就会导致会议达不到理想的效果,造成效率低下,甚至是浪费时间引起抱怨。
 
结合题目,重点说下会议的方式:
 
1、在召开会议之前,一定要明确会议主题,提前告知参与人,留足时间给参与人思考相关内容。
 
2、组织会议的目的是要在会议上提出各自方案或者看法,通过讨论使多方达成一致。尽量避免在会议现场产生新的想法,会造成时间的浪费和因为紧迫而导致想法不成熟。
 
3、会议一定要有一位大家公认的主持人对会议议程进行把控和引导,出现跑题、巨大分歧或矛盾,尤其是出现技术性意见分歧阻碍会议议程,应及时引导大家求同存异,或在会后召集相关人员小范围再次深入讨论。
 
4、会议结束后,会议结果以会议记录的形式发出,将达成一致的结果进行明确,重点突出未能达成一致的内容,并告知主责领导,PM再次组织会议针对未能达成一致的问题进行讨论,并邀约主责领导到场进行定夺。
 
怎么做好工作沟通技巧
 
1.语气
 
说话的语气很重要,有时候同样的一句话,同样的一个意思,用不同的语气表达出来,那可是完全不一样的味道。因此在和人交流沟通的时候要注意语气。
 
2.语序
 
说话的顺序,对于要表达的意思也是很关键的。最为知名的莫过于屡战屡败Vs屡败屡战,可谓哪一个先说和哪一个后说那意思可是天差地别的。在日常的工作生活中也是先说前一个还是后一个,或是先说原因还是先说结果,最后的情况可能是不一样的。
 
3.求同
 
每个人骨子里都是以自我为中心,都认为自己的才是对的。在和人交流的时候最好多求同,不仅可以显得你和他有共同的看法,见解,英雄所见略同的感觉,还可以让他觉得和你相处交流很聊得来,很有熟悉的感觉。
 
4.深思
 
有的人说话直肚直肠,虽然说不一定是有错,但是往往表现的不是让你那么喜欢。再和他人交流沟通的时候最好说出的话都是经过深思熟虑的,避免说错话,也更显得成熟稳重。
 
5.语速
 
如果你和别人聊天交流的时候说话说的过快也是不好的,这样别人一个听起来十分的吃力,另一方面容易听错或是发生误解。因此和人交流沟通的时候说话最好不要说的太快。
 
6.互动重复
 
在和别人交流沟通的时候要最好互动,如果你说的太多也不好,和你交流的人感觉都是你再说。如果你都不说话不互动也不好,和你交流的人可能会认为你没有认真在听他说话或是不重视他。因此在和人交流的时候需要做好相关的互动及适当的重复他刚说过的话。
 
看了项目管理中如何进行有效的会议沟通。沟通是做好一件事的前提。沟通是解决问题的唯一方法。提高工作效率。

 

以上就是会议沟通/goutong/1788.html,小编给大家分享项目管理中怎么做好有效的会议沟通方法内容,希翼能够对大家起到一些帮助!

 

 
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